Como saber quando começa e quando termina um projeto?

Todo projeto deve ter início e fim. Senão não é projeto. O início de um projeto é determinado quando os objetivos são definidos, a equipe do projeto é formada e as atividades de planejamento são iniciadas. O término do projeto ocorre quando todas as entregas são concluídas, os objetivos são alcançados e as partes interessadas aceitam o trabalho realizado. O monitoramento contínuo, a comunicação eficaz e a atualização do plano do projeto são fundamentais para determinar com precisão o início e o término do projeto.

O ciclo de vida do projeto é uma série de fases sequenciais que um projeto passa desde o seu início até o seu término. Essas fases são etapas bem definidas que podem resultar em entregas intermediárias, as quais, quando agrupadas, compõem o projeto final. Essas entregas parciais também podem ser consideradas trabalhos independentes, possuindo definições prévias de disponibilidade financeira.

De acordo com o Project Management Institute (PMI, 2013), o ciclo de vida do projeto apresenta uma estrutura mínima que auxilia no gerenciamento de projetos, independentemente do conhecimento específico utilizado em cada caso. O PMI destaca quatro fases principais do ciclo de vida do projeto: início do projeto (iniciação), organização e preparação (planejamento), execução do trabalho (realização) e encerramento do projeto. Essa estrutura genérica é aplicável a todos os projetos, fornecendo diretrizes para o gerenciamento adequado.

fonte: PMI - Project Management Institute (2013).

Gido & Clements (2007) apresentam uma configuração semelhante para o ciclo de vida do projeto, obedecendo à mesma sequência temporal. No entanto, eles nomeiam as fases de forma diferente, embora com a mesma funcionalidade. As quatro fases são: identificar uma necessidade, desenvolver e propor uma solução, executar o projeto e concluir o projeto.

Vamos explorar cada uma dessas fases:

1. Início, Identificar uma necessidade: Nessa fase, o cliente identifica uma necessidade, problema ou oportunidade. Em seguida, são apresentados possíveis fornecedores, equipes internas ou externas à organização, bem como os meios para atender ou resolver a demanda. O cliente deve escrever a necessidade e os requisitos em um documento chamado Chamado de Proposta (CP), que servirá de orientação para a equipe de projetos.

2. Organização e Preparação (Desenvolver e propor uma solução): Nessa fase, os esforços do fornecedor são predominantes. Consiste no desenvolvimento de uma proposta que inclui tipos e quantidades de recursos necessários, possíveis datas de entrega e implantação. As equipes internas de projetos também apresentam suas propostas. Em organizações com estruturas específicas, são as equipes internas que conduzem os projetos solicitados pela gestão.

3. Execução o projeto: Esta fase envolve a implementação da solução proposta em resposta ao Chamado de Proposta enviado pelo cliente. O processo se inicia quando o cliente assina um acordo com o fornecedor. Após a definição do acordo, inicia-se o planejamento detalhado do projeto e, em seguida, a implementação dos planos traçados para atingir os objetivos do projeto. O sucesso desta fase é alcançado quando o fornecedor cumpre o escopo inicial dentro do prazo estabelecido e sem exceder o orçamento.

4. Término do projeto: Após a entrega do projeto, é necessário realizar algumas atividades de encerramento. Isso inclui a confirmação da aprovação de todas as entregas pelo cliente, avaliação do desempenho da equipe de projetos, registro de melhorias para projetos futuros e obtenção de feedback tanto do cliente quanto da própria equipe de trabalho.

É importante ressaltar que os ciclos de vida dos projetos podem variar de acordo com a complexidade, duração, tecnologia empregada e outras especificações. O modelo apresentado serve como um método ou guia que pode auxiliar uma ampla variedade de projetos.