O sucesso de um projeto é determinado pelo controle efetivo do escopo, tempo e custo, também conhecido como a tripla restrição ou triângulo de ferro. Quando um projeto é entregue conforme o escopo planejado, dentro do prazo estabelecido e dentro do orçamento previsto, considera-se que o projeto foi bem-sucedido.
No entanto, atualmente estamos vendo uma mudança na visão de sucesso, com a inclusão de outros aspectos para medi-lo. Além do escopo, tempo e custo, é importante considerar o impacto no cliente, o impacto na equipe, os resultados comerciais e a preparação para o futuro.
Isso significa que um projeto pode ser considerado bem-sucedido mesmo que não tenha atingido as metas de tempo e custo, desde que traga valor para o cliente. Por outro lado, um projeto entregue dentro do prazo e do orçamento pode ser considerado mal-sucedido se não atender às expectativas e necessidades do cliente.
Antes de assumir um projeto, o gerente deve fazer algumas perguntas para garantir uma melhor chance de sucesso. Essas perguntas incluem:
Conceito: O projeto tem um propósito válido? Sua execução é viável?
Objetivos: Os objetivos do projeto estão claros e sem ambiguidades?
Estrutura: A estrutura administrativa existente é adequada e ajudará no projeto?
Planejamento: Existe um plano viável? O projeto possui uma organização e sequenciamento adequados?
Programação: Todas as atividades foram programadas e existem recursos suficientes para executá-las?
Monitoramento: Existe um sistema de controle para monitorar todas as atividades e despesas do projeto?
Competência: A equipe possui as competências necessárias e há uma liderança adequada?
É essencial buscar maturidade na abordagem de gerenciamento de projetos, pois isso leva a melhores resultados. No entanto, alguns erros são comuns em diferentes fases do projeto:
Fase do conceito (início do projeto):
Falha na análise de viabilidade do projeto.
Falha na identificação dos stakeholders e seus interesses.
Pesquisa de riscos insuficiente.
Falta de apoio da liderança e dos órgãos relacionados ao projeto.
Fase do planejamento do projeto:
Requisitos mal levantados ou pesquisados.
Falta de planejamento e objetivos mal definidos.
Escopo do projeto e do produto mal definidos.
Estrutura administrativa inadequada.
Previsões financeiras incorretas.
Negociações contratuais deficientes.
Fase de execução/implementação do projeto:
Má seleção dos especialistas e da equipe.
Monitoramento e controle inadequados.
Comunicação fraca ou inadequada das normas e processos do projeto, interna e externamente.
Interferências constantes de pessoas da empresa que acreditam ter poder para tal.
Falha no gerenciamento das expectativas dos stakeholders.
Fase de conclusão (encerramento) do projeto:
Incapacidade de concluir o projeto dentro do prazo.
Falhas no encerramento de contratos e pendências de pagamento.
Falhas na qualidade da entrega.
Ao evitar esses erros comuns e abordar cuidadosamente os aspectos críticos de um projeto em cada fase, aumentam as chances de alcançar o sucesso e atender às expectativas do cliente.
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